Spazio calmo negli uffici

Negli uffici l’evacuazione può coinvolgere contemporaneamente un numero elevato di persone distribuite su più livelli, in open space, in uffici singoli, sale riunioni e aree comuni. In presenza di persone con ridotta mobilità o di visitatori che non conoscono bene l’edificio, la gestione dell’emergenza può diventare più complessa.

Lo spazio calmo può essere utilizzato come area protetta temporanea nella quale attendere assistenza prima di completare l’evacuazione. Questo consente di evitare situazioni improvvisate lungo le vie di esodo e di organizzare meglio il supporto alle persone che non possono utilizzare autonomamente scale o percorsi articolati.

Negli ambienti di lavoro, inoltre, la sicurezza deve tener conto non solo dei dipendenti abituali, ma anche della presenza di fornitori, clienti, visitatori o collaboratori esterni. Per questo motivo può essere utile prevedere soluzioni che aiutino a gestire in modo ordinato l’emergenza.

La necessità di prevedere uno spazio calmo in un edificio per uffici dipende da diversi fattori legati alla configurazione dell’immobile e alle condizioni reali di utilizzo.

• presenza di persone con ridotta mobilità;
• edifici multipiano con scale non utilizzabili da tutti;
• percorsi di esodo lunghi o articolati;
• presenza di visitatori o utenti esterni;
• necessità di esodo assistito in caso di emergenza;
• impossibilità di garantire un’evacuazione completamente autonoma a tutti gli occupanti.

Per approfondire i casi applicativi consulta: quando è obbligatorio lo spazio calmo.

La valutazione deve sempre essere effettuata in relazione al caso concreto, considerando sia le caratteristiche dell’edificio sia l’organizzazione della sicurezza interna.

Gli edifici per uffici presentano caratteristiche che possono influenzare la gestione dell’evacuazione e la progettazione dello spazio calmo:

• distribuzione su più piani;
• presenza di open space e aree compartimentate;
• flussi di persone variabili durante la giornata;
• presenza di sale riunioni, archivi, reception e aree comuni;
• compresenza di lavoratori abituali e visitatori;
• utilizzo continuativo degli spazi e possibile elevata densità di occupazione.

Questi elementi rendono importante una progettazione che non si limiti a verificare la presenza di uscite e scale, ma valuti l’effettiva capacità dell’edificio di gestire l’emergenza in modo sicuro anche per chi ha bisogno di assistenza.

Negli uffici una delle criticità principali riguarda la gestione simultanea di molte persone che, in caso di emergenza, possono muoversi contemporaneamente verso le uscite. Questo può creare congestione nei percorsi di esodo, soprattutto negli edifici multipiano o con distribuzione interna complessa.

In presenza di persone con ridotta mobilità, queste criticità aumentano perché non sempre è possibile garantire un’esfiltrazione autonoma e immediata lungo i percorsi ordinari. Le scale, le lunghe percorrenze e la necessità di coordinare l’assistenza possono rendere necessario un punto di attesa temporaneamente protetto.

Va considerato anche l’aspetto organizzativo: negli ambienti di lavoro non tutti gli occupanti conoscono l’edificio allo stesso modo e non tutti reagiscono con la stessa rapidità durante un’emergenza. Per questo è importante che le procedure siano semplici, chiare e coerenti con la configurazione reale degli spazi.

La progettazione dello spazio calmo negli uffici deve essere affrontata come parte integrante della strategia di sicurezza dell’edificio. Non si tratta di individuare genericamente un’area disponibile, ma di verificare che la sua posizione, accessibilità e funzione siano coerenti con le procedure di emergenza.

• collocazione lungo i percorsi di esodo;
• facile accessibilità per persone con disabilità;
• dimensionamento adeguato alle esigenze previste;
• integrazione con il piano di emergenza dell’edificio;
• riconoscibilità attraverso segnaletica chiara;
• possibilità di contatto con personale incaricato o soccorritori.

Una progettazione corretta deve inoltre considerare il modo in cui lo spazio calmo verrà realmente utilizzato: chi accompagnerà le persone, come verrà segnalata la loro presenza e in che modo l’area si integrerà con il resto del sistema di esodo.

Per i criteri generali consulta: progettazione dello spazio calmo.

Quando si valuta uno spazio calmo in un edificio per uffici è importante verificare non solo la presenza fisica di un’area, ma anche la sua reale utilità durante l’emergenza.

• accessibilità reale dei percorsi;
• posizione rispetto a scale, uscite e compartimenti;
• dimensionamento e capacità di accoglienza;
• integrazione con le procedure operative dell’edificio;
• segnaletica e riconoscibilità;
• presenza di comunicazione bidirezionale.

In particolare, negli uffici è utile verificare che lo spazio calmo non sia solo formalmente previsto, ma sia davvero utilizzabile da parte delle persone che potrebbero averne bisogno e sia compatibile con l’organizzazione interna della sicurezza.

Per gli aspetti dimensionali vedi: dimensioni dello spazio calmo.

La comunicazione bidirezionale è un elemento fondamentale per la gestione dello spazio calmo negli uffici, perché consente di segnalare la presenza delle persone in attesa e di coordinare l’assistenza durante l’emergenza.

Questo aspetto è particolarmente importante negli edifici con più piani, reception, aree compartimentate o flussi di visitatori, dove il personale deve poter sapere con precisione dove si trovano le persone che non hanno completato l’evacuazione.

La comunicazione bidirezionale permette quindi di:

• segnalare la presenza delle persone nello spazio calmo;
• coordinare l’assistenza interna;
• ridurre i tempi di risposta;
• migliorare il controllo complessivo dell’emergenza.

Per approfondire: comunicazione bidirezionale.

Uno degli errori più frequenti è considerare lo spazio calmo come un semplice adempimento formale, senza inserirlo davvero nelle procedure di sicurezza dell’edificio.

Un altro errore consiste nel prevedere un’area difficilmente accessibile o poco riconoscibile, che nella pratica risulta poco utile durante l’emergenza.

Negli uffici è inoltre importante non sottovalutare il ruolo della comunicazione e dell’organizzazione interna: anche una buona soluzione progettuale può risultare inefficace se non è accompagnata da procedure chiare e da un coordinamento adeguato del personale incaricato.

Serve sempre uno spazio calmo negli uffici?

No, la necessità dipende dalla configurazione dell’edificio, dalla presenza di persone con ridotta mobilità e dall’organizzazione dell’esodo. La valutazione deve essere effettuata caso per caso nell’ambito della sicurezza antincendio.

Quando può essere utile uno spazio calmo in un ufficio?

Può essere utile quando non è possibile garantire un’evacuazione completamente autonoma a tutti gli occupanti e quando l’edificio presenta scale, percorsi complessi o situazioni in cui è necessario un supporto assistito.

Cosa bisogna valutare nella progettazione?

È importante valutare accessibilità, posizione dell’area protetta, integrazione con le vie di esodo, dimensionamento, segnaletica e presenza di comunicazione bidirezionale.

Perché la comunicazione bidirezionale è importante negli uffici?

Perché consente di segnalare la presenza delle persone nello spazio calmo e di coordinare l’assistenza durante l’emergenza, migliorando il controllo complessivo della situazione.

Per i requisiti generali consulta la normativa dello spazio calmo.

Per la progettazione vedi progettazione dello spazio calmo.

Se desideri maggiori informazioni sugli spazi calmi negli uffici, sui sistemi di comunicazione bidirezionale o sulle soluzioni per supportare l’esodo assistito negli ambienti di lavoro, contatta ERMES per ricevere supporto tecnico.

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